Mô hình các bộ phận nhân sự trong khách sạn 5 sao thường được tổ chức theo chức năng công việc riêng biệt và hoạt động hoàn hảo, đảm bảo sự vận hành tối ưu theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn 5 sao.
Mô hình các bộ phận nhân sự trong khách sạn 5 sao thường được tổ chức theo chức năng công việc riêng biệt và hoạt động hoàn hảo, đảm bảo sự vận hành tối ưu theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn 5 sao.
Tùy theo quy mô của mỗi khách sạn mà có cách phân chia các bộ phận khác nhau. Trong trường hợp là khách sạn có quy mô nhỏ cũng như nguồn nhân lực hạn chế thì một số bộ phận sẽ kiêm nhiệm nhiều vai trò. Song, đối với các bộ phận trong khách sạn 5 sao thì sẽ không xảy ra vấn đề này. Mô hình tổ chức sẽ hoàn toàn rạch ròi, có hệ thống và vô cùng bài bản. Bên cạnh tuân thủ đúng quy định về mặt tiêu chuẩn thì việc phân chia các bộ phận rõ ràng như thế này cũng sẽ thể được tính chuyên nghiệp và đẳng cấp của khách sạn. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đề cập rõ đến từng vị trí cũng như nhiệm vụ của các bộ phận đó.
Mô hình nhân sự trong khách sạn 5 sao bao gồm những bộ phận nào?
Bộ phận bảo vệ - an ninh
Bộ phận bảo vệ - an ninh là bộ phận đảm nhận việc giữ an toàn cho khách hàng, tài sản của khách sạn cũng như an ninh bên trong/bên ngoài khu vực này nói chung. Trong trường hợp các bộ phận khác khi xảy ra sự cố thì bộ phận này sẽ trực tiếp tham gia hỗ trợ để hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với người và của.
Thông thường, bộ phận này luôn phân công trực theo ca cho các nhân viên để đảm bảo việc tuần tra, canh gác và ở tư thế sẵn sàng khi có sự cố xảy ra. Đồng thời, đội ngũ này cũng hỗ trợ bộ phận tiếp tân trong việc hướng dẫn và chuyển đồ đạc của khách vào khách sạn và khi khách trả phòng.
Bộ phận bảo vệ - an ninh
Bộ phận lễ tân
Bộ phận lễ tân hay còn gọi là bộ phận đón tiếp được coi như bộ mặt của một khách sạn vì họ là những người trực tiếp gặp và giao tiếp với khách hàng đầu tiên. Đây là một trong các bộ phận trong khách sạn 5 sao có khả năng tạo dựng mối quan hệ cũng như để cho khách hàng ấn tượng đầu tiên tốt về địa điểm lưu trú. Nhiệm vụ mỗi ngày của họ là tiếp đón và nhận yêu cầu từ khách hàng, sau đó chuyển yêu cầu đến các bộ phận có liên quan. Họ cũng tiến hành lưu thông tin khách hàng lên hệ thống để phục vụ các hạng mục công việc sau đó.
Nói một cách chính xác, bộ phận lễ tân được coi là cầu nối giữa khách sạn với khách hàng và các đơn vị đối tác; đồng thời cũng có thể kết nối các bộ phận còn lại trong khách sạn giúp cho sự vận hành của khách sạn được trơn tru và hiệu quả. Các thông tin sản phẩm dịch vụ của khách sạn sẽ được truyền đạt đến với khách hàng nhờ đội ngũ nhân viên của bộ phận lễ tân. Họ cũng sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình báo cáo về tình hình của khách sạn cũng như nhu cầu của thị trường, thị hiếu của khách hàng, xu hướng trong tương lai,.... Và từ kết quả báo cáo đó thì nhà quản lý có thể đưa ra những thay đổi về mặt chiến lược, đối sách nhằm đem lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho khách sạn.
Bộ phận lễ tân
Bộ phận buồng phòng
Bộ phận buồng phòng được biết đến bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo các phòng ở của khách luôn đáp ứng tiêu chuẩn của khách sạn 5 sao. Đây được xem là bộ phận quan trọng nhất vì dịch vụ buồng phòng có thể chiếm đến ⅔ tổng doanh thu của một nơi lưu trú. Bộ phận buồng phòng còn được chia thành nhiều bộ phận nhỏ hơn như: bộ phận giặt là, bộ phận dọn phòng, bộ phận sắp xếp vật dụng trong phòng,... để tiện cho việc phân công công việc và quản lý.
Nhiệm vụ của nhân viên buồng phòng là vệ sinh buồng hàng ngày và các khu vực hành lang, nơi sinh hoạt chung trong khách sạn. Họ cần phải kiểm tra tình trạng thiết bị trong phòng khi làm vệ sinh, nhận bàn giao phòng từ phía khách và kết nối với bộ phận kỹ thuật để xử lý sự cố nếu có.
Bộ phận buồng phòng
Bộ phận nhà hàng - quầy bar
Bộ phận nhà hàng - quầy bar là bộ phận mang lại doanh thu tương đối cao cho khách sạn và chỉ xếp sau bộ phận buồng phòng vì khách du lịch sẽ chọn dịch vụ ăn uống đi kèm khi lưu trú. Bộ phận đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến ăn uống tại khách sạn, cụ thể là các khâu chế biến thực phẩm, bày trí và phục vụ. Ngoài ra còn có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung như: Tiệc bánh trà, tiệc buffet cho hội thảo,... theo nhu cầu của khách hàng.
Bộ phận nhà hàng
Bộ phận hành chính nhân sự
Bộ phận hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong trong hệ thống các bộ phận trong khách sạn 5 sao. Đây là bộ phận không phụ thuộc và gần như liên quan trực tiếp đến khách hàng nhưng đóng vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động được tốt vì bộ phận này cung cấp nhân sự cho các bộ phận khác theo sự điều phối của ban quản lý khách sạn.
Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự sẽ là thực hiện theo dõi đánh giá thái độ làm việc nói chung của nhân viên, đồng thời bổ sung đội ngũ thích hợp cho các bộ phận còn trống hoặc các bộ phận bị mỏng nhân sự.
Bộ phận nhân sự
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật trong khách sạn 5 sao là bộ phận giúp cho các thiết bị (phần cứng, phần mềm) trong khách sạn được vận hành tốt và không để xảy vấn đề không mong muốn trong quá trình hoạt động. Đội ngũ nhân viên của bộ phận kỹ thuật sẽ đảm bảo cho máy móc, hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn hoạt động ổn định. Trong trường hợp xảy ra sự cố thì họ sẽ có mặt để xử lý tình huống theo hướng tối ưu nhất.
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận quầy hàng
Bộ phận quầy hàng là một kênh có khả năng giúp tăng doanh thu cho khách sạn và khiến cho khách hàng nhớ đến cơ sở lưu trú của mình thông qua những đồ vật, quà lưu niệm có khắc tên khách sạn. Bộ phận quầy hàng sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm sản phẩm đẹp, độc đáo và chất lượng để giới thiệu đến khách hàng khi khách lưu trú ở đơn vị mình. Từ đó, khách sạn sẽ thu hút được sự chú ý của khách du lịch.
Bộ phận quầy hàng
Bộ phận kinh doanh tổng hợp
Bộ phận kinh doanh tổng hợp thông thường bao gồm: bộ phận Kinh doanh và Marketing. Đối với những tập đoàn kinh doanh khách sạn 5 sao thì sẽ có xu hướng tách biệt 2 phòng ban này. Song, trên thực tế cả 2 kênh này hoạt động đều có chung mục tiêu là tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hoặc thay đổi chiến lược hiệu quả hơn.
Bộ phận kinh doanh tổng hợp
Bộ phận vui chơi giải trí
Bộ phận vui chơi giải trí thực tế là bộ phận tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch tại đây. Vai trò của bộ phận vui chơi nói chung là gia tăng giá trị cho khách sạn, tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng của khách sạn. Về trách nhiệm, họ có thể thiết kế những chương trình theo nhu cầu của khách (tổ chức trò chơi, chương trình giải trí khi có yêu cầu). Tổ chức những buổi tiệc, liên hoan hoặc trò chơi trong những dịp lễ kỷ niệm của khách sạn,...
Trên đây là vai trò cũng như nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn 5 sao chủ yếu mà UHM Hotels đã tổng hợp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp mọi người hiểu rõ và chi tiết hơn về lĩnh vực vận hành khách sạn và cân nhắc nếu đang có ý định lựa chọn lĩnh vực trên. Còn nếu như nhà quản lý cần thêm lời khuyên cho vấn đề này, có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số Hotline bên dưới để được tư vấn nhanh nhất.
