Quy trình vận hành khách sạn 5 sao hiệu quả cần phải tuân thủ những tiêu chuẩn nhất định, đồng thời sự phối hợp giữa các bộ ban cũng đóng vai trò quan trọng không kém.
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao hiệu quả cần phải tuân thủ những tiêu chuẩn nhất định, đồng thời sự phối hợp giữa các bộ ban cũng đóng vai trò quan trọng không kém.
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao được thực hiện xoay vòng bao gồm nhiều công việc và tương đối phức tạp ở mỗi khâu. Việc hiểu được những công việc này cũng như có khả năng quản lý đúng cách sẽ mang lại năng suất hoạt động cao trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đặc biệt là ở khách sạn 5 sao thì sự chuyên nghiệp này càng phải được chú trọng. Trong bài viết dưới đây của UHM Hotels, chúng tôi sẽ giới thiệu quy trình quản lý và vận hành khách sạn tối ưu để mọi người tham khảo, từ đó đưa ra những quyết định tốt nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp đang kinh doanh mô hình lưu trú này.
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao được thực hiện xoay vòng bao gồm nhiều công việc và tương đối phức tạp ở mỗi khâu
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao là gì?
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao được hiểu là quá trình điều hành các hạng mục liên quan đến toàn bộ công việc trong khách sạn để đảm bảo các hoạt động được thực hiện trơn tru, đúng tiêu chuẩn và mang tính hiệu quả cao. Người làm vai trò quản lý các bộ phận cũng như quản lý cấp cao cần phải hiểu rõ được tầm quan trọng của quy trình này, họ cần là những nhân tố am hiểu những kiến thức về ngành, tư duy tốt, khả năng xử lý tình huống nhanh, sở hữu Tiếng Anh giao tiếp tốt và đồng thời là biết cách điều hành quản lý nhân viên của mình. Công việc thường ngày của một nhà quản lý vận hành khách sạn là kiểm tra giám sát các bộ phận trực thuộc; nhận báo cáo kinh doanh, nhận xét và đánh giá các kế hoạch kinh doanh để làm sao mọi thứ vận hành theo đúng quy trình đã đề ra.
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao là gì?
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao cơ bản
Việc quản lý và vận hành khách sạn cần phải được tiến hành theo đúng tiêu chuẩn gồm các bước đầy đủ, điều này sẽ giúp duy trì hoạt động ổn định. Trong đó những bước cơ bản trong thực hiện quản lý khách sạn cần thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng
Từ các công cụ đặt phòng trực tuyến như website, facebook, một số kênh OTA có liên kết, hoặc tiếp tại quầy lễ tân, bộ phận kinh doanh sẽ nhận được những thông báo về khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ cũng như tiến hành đặt phòng tại khách sạn. Lúc này nhân viên kinh doanh cùng lễ tân tiến hành kiểm tra tình trạng phòng để xem là còn phòng hay không, từ đó mới thực hiện xác nhận hoặc từ chối yêu cầu từ phía khách hàng.
Quy trình vận hành khách sạn 5 sao cơ bản gồm những bước nào?
Bước 2: Check-in tại quầy lễ tân
Khi yêu cầu đặt phòng của khách hàng đã được xác nhận thì lúc này các thông tin đặt phòng, đặt dịch vụ sẽ chuyển qua cho bộ phận lễ tân. Các thao tác đặt phòng sẽ được tiến hành bởi các nhân viên của bộ phận lễ tân. Thao tác đặt phòng, gán phòng, hoặc check in, check-out cho khách hàng đều dược bộ phận lễ tân giải đáp thắc mắc và thực hiện.
Bước 3: Tư vấn các dịch vụ trong quá trình lưu trú tại khách sạn của du khách
Trong quá trình khách hàng lưu trú lại khách sạn thông thường thì họ sẽ có nhu cầu sử dụng nhiều dịch vụ khác như ăn uống tại nhà hàng, spa, gym,... khác nhau và bộ phận lễ tân sẽ chịu trách nhiệm tư vấn và hướng dẫn khách hàng. Việc cập nhật tổng chi phí phát sinh một cách rõ ràng để xác nhận khách hàng thanh toán ngay tại quầy hay chuyển bill về phòng.
Bước 4: Bộ phận kế toán tài chính tổng kết doanh thu
Bộ phận kế toán tài chính sẽ hoàn thành việc rà soát lại tất cả các giao dịch thực hiện trong ngày cũng như tổng doanh thu của khách sạn ở cuối ngày. Nếu xảy ra sai sót thì bộ phận kế toán sẽ thông báo tới bộ phận thu ngân và rà soát, tiến hành điều chỉnh.
Bước 5: Lưu trữ báo cáo tài chính - hồ sơ
Bộ phận văn phòng, quản lý vật tư sẽ tổng hợp mọi chi phí, những chứng từ phát sinh có liên quan và gửi trực tiếp về bộ phận kế toán. Lúc này, bộ phận kế toán sẽ có nhiệm vụ tổng hợp, ghi chép cũng như theo dõi, lưu trữ các chứng từ đó từ các phòng ban gửi về và hoàn thành các nghiệp vụ còn lại.
Bước 7: Lưu trữ thông tin khách hàng
Đây là bước cuối cùng được thực hiện sau khi việc dịch vụ hoàn thành và khách hàng tiến hành trả phòng. Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ lưu trữ thông tin khách hàng, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng đã sử dụng dịch vụ tại cơ sở lưu trú.
Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ lưu trữ thông tin khách hàng, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng
Kinh nghiệm kinh doanh khách sạn và quản lý quá trình vận hành hiệu quả
Đầu tư cải thiện cơ sở vật chất
Khi kinh doanh và quản lý khách sạn, cơ sở hạ tầng, sự tiện nghi đóng vai trò quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến những trải nghiệm của khách hàng. Dù cho ngân sách không nhiều, bạn vẫn phải chú trọng đầu tư, nâng cấp các tiện nghi cơ bản bao gồm chăn, ga, gối, đệm, khăn tắm…. Đối với một mô hình lưu trú đẳng cấp như khách sạn 5 sao thì vấn đề này càng phải được lưu ý trong quy trình vận hành khách sạn.
Nắm bắt xu hướng kinh doanh và tiến hành mở rộng các dịch vụ chuyên nghiệp hiện đại
Kinh doanh khách sạn ngày càng phát triển và cạnh tranh có thể coi là khốc liệt hơn. Với sự đổi mới của công nghệ, khách hàng ngày càng có kỳ vọng cao hơn, điều này đòi hỏi các khách sạn nói chung và các cấp quản lý phải cố gắng theo kịp xu hướng mới nhất để có thể thực hiện quy trình vận hành khách sạn tối ưu.
Chẳng hạn như có thể ứng dụng các công nghệ hiện đại để tăng trải nghiệm của du khách khi đến với khách sạn. Thay vì thanh toán trực tiếp, du khách có thể trả tiền phòng qua các ứng dụng di động, quét mã QR,... Hoặc cũng có thể kết hợp với xu hướng tìm kiếm trải nghiệm du lịch về văn hóa địa phương để mang đến những cảm giác độc đáo cho khách hàng.
Các khách sạn nói chung và các cấp quản lý phải cố gắng theo kịp xu hướng mới nhất để có thể thực hiện quy trình vận hành khách sạn tối ưu
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Hiện nay, để kinh doanh và cạnh tranh hiệu quả thì việc đầu tư vào một phần mềm quản lý cho khách sạn là điều cần thiết. Một phần mềm quản lý bán hàng, quản lý khách sạn chuyên nghiệp sẽ giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên như thực hiện các thao tác check in, check out,... nhanh chóng hơn. Điều đó sẽ mang đến cho khách hàng sự hài lòng tính chuyên nghiệp của khách sạn cũng như cải thiện tính chuyên nghiệp trong quy trình vận hành khách sạn.
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có thể cải thiện tính chuyên nghiệp trong quy trình vận hành khách sạn
Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn này còn có nhiều tính năng nổi bật như quản lý buồng phòng, báo cáo doanh thu, hỗ trợ lưu trữ thông tin và chăm sóc khách hàng, quản lý quy trình làm việc của nhân viên,... giúp việc kinh doanh và quản lý khách sạn trở nên đơn giản, hiệu quả. Đồng thời, phần mềm còn giúp các hoạt động vận hành tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý khách sạn, từ đó khách hàng của bạn sẽ được trải nghiệm dịch vụ lưu trú tốt nhất.
Hy vọng qua bài viết trên đây, mọi người đã cập nhật được những thông tin về quy trình vận hành khách sạn cụ thể nhất. Nếu có bất cứ vấn đề nào thắc mắc nào liên quan đến quá trình này, có thể liên hệ với UHM Hotels để được chúng tôi tư vấn chi tiết từng khâu.
